Häufig gestellte Fragen zu VFI

Können Sie auf Anhieb folgende Fragen zu Ihrer Anlage beantworten?

Welche Genehmigungen und Nebenbestimmungen sind gültig und was müssen Sie zur Auflagenerfüllung tun?

Wenn Sie jetzt erst überlegen müssen, möchten wir Ihnen eine spannende Alternative vorstellen:

VFI – das Verwaltungssystem für Industrieanlagen: Behalten Sie Genehmigungen und Prüftermine im Griff und lassen Sie sich automatisch an anstehende Prüftermine erinnern.

Sagen Sie „Auf Wiedersehen“ zu unhandlichen Excel-Tabellen und „Willkommen!“ zu einem einfach bedienbaren System, das Sie davon befreit, an alles denken zu müssen.

Sie möchten wissen, wie das funktioniert? Hier finden Sie Antworten:

 

Was ist VFI?
Das „Verwaltungssystem für Industrieanlagen (VFI)“ ist eine Datenbankanwendung, die für die transparente Erfassung, Verwaltung und Dokumentation aller Genehmigungen, Nebenbestimmungen und Termine Ihrer Anlagen sorgt.

 

Ist VFI für mich überhaupt relevant?
Ja, wenn Ihre Anlage genehmigungsbedürftig ist. Mit VFI arbeiten z.B. Betriebsleiter, HSE-Manager bzw. die Verantwortlichen für Genehmigungen und Anlagensicherheit. Besonders nützlich ist VFI, wenn Ihr Unternehmen historisch gewachsen ist oder mehrere Standorte hat und dadurch eine große Datenmenge vorhanden ist.

 

Wann lohnt sich der Einsatz von VFI für mich?
Ganz einfach, wenn…

  • Sie den exakten Überblick wollen, welche Genehmigungen und Nebenbestimmungen für Ihre Anlagen gelten
  • Sie es leid sind, unhandliche Excel-Listen pflegen zu müssen
  • Sie sich wünschen, dass alle genehmigungsrelevanten Unterlagen an einer zentralen Stelle abgelegt sind
  • Sie jederzeit wissen möchten, wann welche Befristungen auslaufen
  • Wann und von wem welche Prüftermine durchgeführt werden müssen
  • Sie das beruhigende Gefühl erleben wollen, dass Ihnen kein Termin mehr „durchrutschen“ kann
  • Ihre genehmigungsrechtlichen Daten sauber dokumentiert sein sollen
  • Compliance ein wichtiges Thema in Ihrem Betrieb ist

 

Warum wächst das Interesse von Unternehmen an der Datenbank VFI?
Erstens vollziehen immer mehr Unternehmen den Schritt zur Digitalisierung ihrer vorhandenen Unterlagen. Zweitens führte in vielen Abteilungen ein Stellenabbau dazu, dass heute oft nur noch eine Person mehrere Funktionen bewältigen muss, z.B. gleichzeitig für die Genehmigungsverwaltung und -überwachung, den Arbeitsschutz und andere Themen zuständig ist. Aufgrund dieser Fülle von Einzelaufgaben benötigt der Verantwortliche deshalb ein System, das ihn zuverlässig dabei unterstützt, alles im Blick und im Griff zu haben.

 

Wie unterstützt VFI die Compliance meines Unternehmens?
Die Datenbank sorgt für die transparente Erfassung, Verwaltung und Dokumentation aller genehmigungsrelevanten Daten einer Anlage. Auch regelmäßig wiederkehrende Anlagenprüfungen können hierdurch erfasst werden. Dadurch ist das Unternehmen z.B. gegenüber Behörden jederzeit auskunfts- und nachweisfähig. VFI ist daher ein wertvolles Instrument zur Sicherung der Rechtskonformität des Anlagenbetriebes.

 

Welche Angaben brauchen Sie von mir, um ein Angebot zu erstellen?
Wir benötigen von Ihnen die Anzahl der Genehmigungen, die Anzahl der Standorte und die ungefähre Anzahl der Nutzer.

 

Ehrlich gesagt weiß ich nicht genau, wie viele Genehmigungen wir überhaupt haben…
Sie sind nicht allein! Unsere Kunden haben oft keine umfassende und aktuelle Übersicht über die Genehmigungssituation Ihrer Anlage. Häufige Fragestellungen, die im Alltag des Anwenders vorkommen sind z.B. „Wann läuft die Befristung für die Genehmigung xy ab?“ oder „Die behördliche Inspektion steht vor der Tür – Wo sind nochmal die Prüfprotokolle zu xy?“ oder „Welcher Mitarbeiter ist eigentlich für den Prüftermin verantwortlich?“ oder „Welche Genehmigung gilt eigentlich für welchen Anlagenteil?“ oder „Um was muss ich mich bis wann kümmern?“ – hier kann Ihnen VFI den Rücken frei halten!

 

Wir haben ein altes Archiv mit Dutzenden von Ordnern. Wie bekomme ich die PDFs der Genehmigungsbescheide in die Datenbank?
Wenn Sie Ihre Dokumente noch nicht digitalisiert haben, schicken wir einen Mitarbeiter mit der entsprechenden Technik zu Ihnen, der die Genehmigungsbescheide in Ihrem Betrieb vor Ort einscannt. Die PDFs werden danach bei uns im Unternehmen in die Datenbank eingepflegt. Dadurch finden Sie nach kurzer Zeit alle Genehmigungsbescheide digitalisiert an einer zentralen Stelle.

 

Kann ich auch wiederkehrende Prüfungen mit VFI erfassen?
Ja, das können Sie. Alle wiederkehrenden Anlagenprüfungen wie z.B. Druckprüfungen, Kalibrierungen oder Emissionsmessungen können mit VFI erfasst, verwaltet und dokumentiert werden. Bei wiederkehrenden Terminen wird nach Bestätigung eines Termins der zugehörige Wiederholungstermin automatisch angelegt. Die Termine können Prüftermine für Anlagen sein oder Nebenbestimmungen zugeordnet werden.

 

Aber… wir haben doch schon alles in einer Excel-Tabelle!
Excel kann leider keine Abhängigkeiten darstellen, z.B. Verknüpfungen zwischen ersetzten und neuen Nebenbestimmungen oder Zusammenfassen gleichartiger Anlagen zu Gruppen für eine intelligente Terminverwaltung. Excel schickt Ihnen auch keine Terminerinnerungen per E-Mail – Bei Excel müssen Sie immer aktiv und selbstständig Ihre Dateien und zusätzlich die Dokumenten-Ablage im Netzwerk pflegen und verwalten oder Sie müssen sich darauf verlassen, dass es ein anderer für Sie tun kann. Das brauchen Sie mit unserer Datenbank VFI nicht, damit haben Sie alle Informationen an einer Stelle und werden automatisch an anstehende Prüftermine erinnert.

 

Aber…das ist doch bestimmt sehr teuer!
Nein, denn wir haben ein sehr faires Abrechnungsmodell: Es sind keine hohen Anfangsinvestitionen nötig. Bei uns werden alle Kosten zur Einrichtung und zum Betrieb der Datenbank (Bereitstellung, Eingabe der Daten, erforderliche Schulungen, Support und Updates) während der Vertragslaufzeit innerhalb einer fixen Monatspauschale erfasst. Auch sämtliche neu anfallenden Genehmigungen werden von uns – durch die Monatspauschale abgedeckt – in die Datenbank eingetragen, d.h. es entstehen keine weiteren Zusatzkosten. Ein weiterer Vorteil für Sie als Anwender: Da keine hohe Summe auf einmal investiert werden muss, braucht die Kaufentscheidung in der Regel nicht von höchster Stelle abgesegnet zu werden. Die Monatspauschale kann oft im Rahmen der lokalen Budgets abgerechnet werden.

 

Kann ich VFI auch nutzen, um Schulungen zu dokumentieren?
Auch das ist mit VFI kein Problem. Sie können z.B. Ihre jährliche Arbeitsschutzschulung als wiederkehrenden Termin anlegen und die damit verbundenen Dokumente wie z.B. Schulungsnachweise und Teilnehmerlisten für jeden Schulungstermin direkt als PDF dazu abspeichern. Praxisvorteil: Im Falle eines Arbeitsunfalles sind Sie dadurch direkt auskunfts- und nachweisfähig, z.B. gegenüber Ordnungsbehörden und der gesetzlichen Unfallversicherung.

 

Aber…Ich bin nicht sehr geübt im Umgang mit Datenbanken – ist das ein Problem?
Nein, denn die Datenbank VFI ist ein einfaches und benutzerfreundliches Tool, das zeigen die Rückmeldungen unserer Bestandskunden. Wir schulen die Anwender in einer halbtägigen Schulung, bis alles verstanden ist. Wenn mal etwas in Vergessenheit geraten ist, hilft unser Support Ihnen gerne weiter.

 

Bietet VFI eine Schnittstelle zu SAP?
Nein, VFI bietet keine serienmäßige Schnittstelle. Aber wir prüfen auf Anfrage gerne, ob sich für Ihren individuellen Bedarf eine Lösung finden lässt, denn SAP kann keine Genehmigungen und Nebenbestimmungen und zugehörige Verknüpfungen verwalten, VFI schon.

 

Bei uns im Unternehmen ist es schwierig, fremde Datenbanken zu installieren. Wie läuft das mit VFI?
Wir installieren gar nichts bei Ihnen, denn VFI funktioniert als Web-Anwendung (Software as a Service). Unsere Kunden haben dadurch keinen Installationsaufwand vor Ort. Für den Zugriff auf die Datenbank wird nur ein Standard-Browser benötigt z.B. Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome, Firefox und ein Internetzugang. Die Datenbank ist geräte- und betriebssystemunabhängig.

 

Kann VFI mir dabei helfen, meinen Fuhrpark zu managen?
Ja, VFI kann Ihnen bei allen wiederkehrenden Prüf-, Wartungs- und Schulungsterminen eine nützliche Hilfe sein. Legen Sie einfach einen neuen Bereich an, z.B. „Fuhrpark“ (dabei helfen wir Ihnen gerne).

 

Wie ist dieses Thema derzeit bei vielen Unternehmen organisiert?
Gerade bei Anlagen, die historisch gewachsen sind, sind die einzelnen Unterlagen wie Genehmigungsbescheide und Prüfprotokolle oft an verschiedenen Orten abgelegt. Die Inhalte der Bescheide werden oft händisch in umfangreiche Excel-Tabellen eingepflegt. Für die Ablage der Dokumente werden zusätzliche interne Netzwerke verwendet. Es gibt auch Fälle, in denen das relevante Wissen um die Genehmigungssituation einer Anlage nur im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters vorhanden ist. Das ist nicht nur eine erhebliche Belastung für diesen Mitarbeiter, sondern kann auch schnell zum Problem werden, wenn dieser Mitarbeiter einmal unerwartet ausfällt.

 

Verfügt VFI über ein Rechtskataster oder einen automatischen Benachrichtigungsservice, wenn sich gesetzliche Grundlagen ändern?
Nein, das kann VFI nicht. Datenbanken von Marktbegleitern verfügen manchmal über solche Zusatzfunktionen, die zwar in der Praxis selten gebraucht werden, dafür aber sehr schulungs- und pflegeintensiv sind. Unsere Erfahrung zeigt: Je einfacher ein Programm zu bedienen ist, umso mehr wird es vom einzelnen Nutzer akzeptiert und benutzt. Sollte es vom Kunden eine ganz individuelle Fragestellung geben, dann suchen wir gemeinsam nach einer Lösung.

 

Wie sicher sind unsere Daten auf Ihrem Server?
Der Server unseres Dienstleisters steht in einem Rechenzentrum mit mehreren Standorten in der Euregio Aachen. Eingebettet in eine Netz- und Rechenzentrumsinfrastruktur wird ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit und Konnektivität geliefert. Das Rechenzentrum arbeitet nach aktuellen Sicherheits- und Datenschutzstandards und verfügt über verschiedene Zertifizierungen (z.B. ISO 27001).

 

Fazit: VFI kann sich schnell bezahlt machen, denn…
  • Der Überblick über die Genehmigungssituation kann zeitnah nach Vertragsabschluss erreicht werden, da wir die Eintragung sämtlicher Daten für den Kunden übernehmen.
  • Unsere Kunden müssen nicht aktiv in den vorhandenen Datenbestand sehen, um über ihre anstehenden Prüftermine auf dem Laufenden zu bleiben. Ihre persönliche Termin-Erinnerung läuft automatisch über ihr normales E-Mail-Programm ein.
  • Unsere Kunden haben keinen Installationsaufwand der Datenbank vor Ort. Für den Zugriff auf die Datenbank wird nur ein Standard-Browser benötigt (z.B. Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome, Firefox).
  • Unsere Kunden haben kein Risiko: Nach 12 Monaten Laufzeit ist der Vertrag monatlich kündbar.
  • Und gratis gibt es dazu: Das unbezahlbare Gefühl, dass an alles gedacht ist.

 

Wie ist der Ablauf einer Zusammenarbeit?
  1. Einrichtung des Systems: Der Kunde übergibt uns alle Genehmigungsbescheide oder wir erfassen diese nach Absprache für ihn vor Ort. Danach erfassen wir alle Genehmigungen und Nebenbestimmungen in der Datenbank. Auch alle späteren Genehmigungen und Nebenbestimmungen werden durch uns eingetragen – kostenneutral innerhalb der laufenden Monatspauschale.
  2. Danach erhält der Kunde seine Zugangsdaten und eine Schulung durch uns. Am Ende der Schulung kann der Nutzer die Datenbank selbstständig bedienen. Tauchen später noch Fragen auf, kann er sich jederzeit an unseren freundlichen Support wenden.
  3. Der Kunde trägt dann bei den terminrelevanten Genehmigungen und Nebenbestimmungen die Termine ein und legt fest, wer für die fristgerechte und fachgerechte Durchführung der Prüftermine verantwortlich ist (mit dessen Name und E-Mail-Adresse). Danach ist das System startklar und die Nutzer erhalten automatisch E-Mails, wenn es etwas zu tun gibt.

 

Welche Referenzen haben Sie bezüglich VFI?
Zu unseren Kunden gehören u.a.:

  • Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
  • Hydro Aluminium Rolled Products GmbH
  • Martinswerk GmbH
  • RheinEnergie AG
  • Vattenfall Heizkraftwerk Moorburg GmbH

 

VFI interessiert mich. Wie erfahre ich mich mehr?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wählen Sie einfach aus, welche Ihnen mehr zusagt:

A) Wir präsentieren VFI bei Ihnen vor Ort. Vorteil: Sie haben die Gelegenheit, uns und unsere Datenbank persönlich „live und in Farbe“ kennenzulernen.

oder alternativ:

B) Wir schicken Ihnen eine Einladung zu einem Online-Meeting, in dem wir Ihnen unser Programm vorstellen. Sie sehen dabei auf Ihrem Bildschirm das Programm „live“, die Funktionen und Highlights der Datenbank erläutern wir Ihnen telefonisch. Ihre Fragen können Sie direkt stellen. Vorteil: Sie können sich mit minimalem Aufwand einen Eindruck davon verschaffen, ob VFI für Sie interessant ist oder nicht.

 

Welche Möglichkeit sagt Ihnen mehr zu? Wir freuen uns über Ihren Anruf!

Kontakt:

Kerstin Bahlert
Dipl.-Kauffrau | PR-Beraterin (DAPR) | Prokuristin
weyer gruppe | PROBIOTEC GmbH
Schillingsstraße 333, D-52355 Düren
Phone:        +49 2421 – 69 09 33 89
Email:         k.bahlert@weyer-gruppe.com
Web:           weyer-gruppe.com