Häufig gestellte Fragen zum Thema Einwendungsmanagement

Einwendungsmanagement | weyer gruppe

Genehmigungsverfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung vereinfachen und beschleunigen

PROBIOTEC unterstützt und entlastet bei Planfeststellungsverfahren und BImSchG-Verfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung Behörden und Vorhabensträger als externer Verwaltungshelfer.

Vorteil Anhörungs- und Genehmigungsbehörde:

  • Entlastung von allen zeitraubenden Routinearbeiten bei der Erfassung aller Einwendungen und Stellungnahmen.
  • Das Verfahren wird beschleunigt.

Referenzen | PROBIOTEC GmbH

Vorteil Vorhabensträger:

  • Die Erwiderung der vorgebrachten Argumente der Einwender und Träger öffentlicher Belange wird vereinfacht.
  • Frühere Planungssicherheit durch beschleunigtes Verfahren.

Vorteil beteiligte Bürger und Öffentlichkeit:

  • Nachweislich transparenter Umgang mit jeder Einwendung.
  • Frühere Information zum Ausgang des Verfahrens.

Häufig gestellte Fragen unserer Kunden

    Welche Rolle spielt PROBIOTEC bei Planfeststellungsverfahren und Verfahren nach BImSchG?

    PROBIOTEC fungiert bei Planfeststellungsverfahren und BImSchG-Verfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung als externer Verwaltungshelfer. Durch unsere Arbeit wird sichergestellt, dass jedes vorgebrachte Argument eines Einwenders oder Trägers öffentlicher Belange berücksichtigt wird. Wir geben damit der Behörde, dem Vorhabenträger und der beteiligten Öffentlichkeit wertvolle Sicherheit im Planfeststellungsverfahren.
    Wie beschleunigt PROBIOTEC das Verfahren?

    Wir übernehmen alle zeitaufwendigen Vorarbeiten.
    Üblicherweise sind Anhörungsbehörde und Vorhabenträger gezwungen, die Einwendungen und Stellungnahmen zusätzlich zu ihrem normalen Tagesgeschäft zu erfassen und zu bearbeiten. Sind in einem Genehmigungsverfahren mehrere hundert oder tausend Dokumente zu bearbeiten, stoßen die betroffenen Mitarbeiter schnell an ihre Kapazitätsgrenzen – das Verfahren verlangsamt sich um Monate bis Jahre. PROBIOTEC hat sich auf diese Nische, das Einwendungsmanagement, spezialisiert. Als Verfahrenshelfer haben wir unsere Prozesse optimiert – diese Routine macht uns effizient.

    Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernaufgabe: Die Erwiderung.

    PROBIOTEC erfasst sämtliche Einwendungen und Stellungnahmen in einer zentralen Datenbank. Behörde und Vorhabenträger können zeitgleich auf die Argumente zugreifen und diese nach Wunsch bearbeiten. Dabei bleibt der Bearbeitungsstand für die jeweils „andere Seite“ unsichtbar.

    • Dem Vorhabensträger wird die Erwiderung so leicht wie möglich gemacht
    • Die zuständige Behörde wird weitestmöglich von den zeitraubenden Vorarbeiten bei der Erfassung der Dokumente entlastet
    • Das Verfahren erfüllt die Forderungen der beteiligten Öffentlichkeit nach Transparenz und zügiger Abwicklung
    Welche Daten werden durch PROBIOTEC erfasst?

    PROBIOTEC erfasst sämtliche Rahmendaten einer Einwendung oder Stellungnahme
    wie z.B.

    • Name(n)
    • Adresse(n)
    • Telefon, Fax, E-Mail
    • Grundstücksbetroffenheit
    • Bevollmächtigte
    • Gesetzliche Vertreter
    • Posteingangsdatum (automatischer Hinweis auf Präklusion)

    Zusätzlich werden die Inhalte erfasst, also

    • sämtliche Einwände („Argumente“), die gegen das Vorhaben erhoben werden
    • Anlagen wie Pläne, Zeichnungen, Fotos

    Alle gewünschten Daten können erfasst, zugeordnet und gezielt ausgewertet werden.

    Wer legt fest, welche Einwendungsdaten wie erfasst werden müssen?

    Unsere Quintessenz aus vielen erfolgreich abgeschlossenen Verfahren lautet: Je exakter am Anfang die grundsätzlichen Fragen zu Erfassung mit der Behörde abgestimmt werden, desto reibungsloser und stressfreier läuft die weitere Prozesskette für alle Beteiligten ab.

    Zum Projektstart sprechen wir gemeinsam mit der Behörde unsere Checkliste für die Erfassung durch. Zum einfacheren Verständnis stimmen wir uns anhand praktischer Einwendungs-Beispiele ab. Diese Checkliste ist die Grundlage für die zügige Abwicklung des Verfahrens.

    Wie erleichtert die Datenbank Ihre Erwiderung?

    Auf Grundlage des Planfeststellungsantrags erstellt PROBIOTEC zunächst einen Themenkatalog (Themenbaum) und stimmt diesen mit der Behörde ab. Jedes Argument wird dann durch einen Experten von PROBIOTEC einer oder mehreren Positionen des Themenkatalogs zugeordnet. Nachdem PROBIOTEC den gesamten Prozess der Erfassung und Zuordnung beendet hat, wird die Datenbank für alle vorab definierten Nutzer freigeschaltet. Jetzt sieht der Gutachter/Sachbearbeiter in seiner Datenbank-Ansicht den Argumenttext oben und braucht seine Erwiderung nur noch in das Feld darunter eintragen.

    Der Hauptvorteil der Datenbank liegt in der Arbeitsvereinfachung: Die mit der Erwiderung beauftragten Personen können sich zu jedem Argument die ähnlichen Argumente anzeigen lassen und ihre Erwiderung auf Knopfdruck einfach übertragen. Unübersichtliche Excel-Listen sind damit Vergangenheit.

    Was kann die Datenbank noch?

    • Direkt nach der Erfassung durch PROBIOTEC können Sie sich für jeden Punkt des Themenkatalogs die Anzahl der vorgebrachten Argumente anzeigen lassen. D.h. Sie erhalten eine schnelle Übersicht, welche Kernthemen die Einwender am meisten bewegen – und können Ihre Planung auf diese Punkte fokussieren.
    • Als Projektleiter sehen Sie jederzeit den Bearbeitungsfortschritt
    • Sie können schrittweise die Qualität der Projektbearbeitung überprüfen (QM-Maßnahmen)
    • Das Feedback unserer Kunden hat unsere Datenbank kontinuierlich weiter entwickelt: Spezielle Wünsche an die Datenbank werden von unseren Programmierern geprüft und lassen sich fast immer realisieren.
    Wie stellt PROBIOTEC sicher, dass die Zuordnungen der Argumente zum Themenkatalog den Vorstellungen der Behörde / des Vorhabenträgers entspricht?

    Das ist der neuralgische Punkt im Einwendungsmanagement: In einem normalen Planfeststellungsverfahren muss jedes einzelne der oft hunderte oder tausende Argumente einer oder mehreren Positionen zugeordnet werden – die Anzahl der möglichen Varianten ist nahezu unendlich. Diese Varianten unterscheiden sich je nach Erfahrungshorizont des einzelnen Mitarbeiters.

    Um eine möglichst einheitliche Zuordnung sicher zu stellen, ist dieser Prozessschritt bei PROBIOTEC „Chefsache“. Darüber hinaus wird ein vorab definierter Prüfblock (üblicherweise die ersten zehn Prozent der Einwendungen) von PROBIOTEC zugeordnet und von der Behörde bzw. dem Vorhabenträger geprüft, um eventuell unterschiedliche Auffassungen zu identifizieren und abzustimmen. Dieser Prüfprozess kann auf Wunsch blockweise fortgeführt werden und sichert damit eine möglichst einheitliche Zuordnung.

    An welchem Punkt des Planfeststellungsverfahrens wird PROBIOTEC aktiv?

    Nachdem alle Einwendungen und Stellungnahmen bei der zuständigen Anhörungsbehörde eingegangen sind, kopiert PROBIOTEC die Originaldokumente in den Räumen der Behörde und nimmt die Kopien zur weiteren Erfassung mit. Die Beauftragung von PROBIOTEC erfolgt in der Regel zwei bis drei Monate vorher, damit bis zum Bearbeitungsbeginn alle Fragen geklärt sind und die Datenbank auf das Projekt angepasst werden kann.
    Welche technischen Voraussetzungen muss die Behörde bzw. der Vorhabenträger schaffen, um mit der Datenbank arbeiten zu können?

    Unsere Datenbank ist über das Internet erreichbar (Terminalserververbindung), d.h. es muss bei Ihnen weder ein Server vorhanden sein noch eine spezielle Software installiert werden. Die Standard-Software MS Win 7/8 reicht aus. Vor Projektstart führt PROBIOTEC eine ca. 1,5-stündige Anwender-Schulung in den Räumen der Behörde bzw. des Vorhabenträgers durch. An deren Ende verfügt jeder Mitarbeiter über seinen persönlichen Zugang zur Datenbank und hat „seinen“ Arbeitsschritt, z.B. die Eintragung der Erwiderung, selbst erfolgreich ausprobiert.
    Was geschieht, wenn ein Nutzer ein Problem mit der Datenbank hat?

    Unsere Datenbank ist sehr nutzerfreundlich. Sollte es dennoch mal ein Problem geben, weil z.B. das Passwort vergessen wurde, so bleibt unser hilfsbereiter Support so lange an Ihrer Seite, bis das Problem gelöst ist.
    Wie sicher geht PROBIOTEC mit den hochsensiblen Einwenderdaten um?

    Zum Umgang mit den digitalen Daten:

    • Der Auftraggeber definiert, wer was tun und sehen darf
    • 3-Zonen-Sicherheitskonzept
    • Vier Server der höchsten Sicherheitsstufe (erfüllen BaFin-Anforderungen)
    • Tägliches Daten-Backup am zweiten Rechenzentrumsstandort

    Zum Umgang mit den Papierkopien:

    • Aufbewahrung der Ordner in gesichertem Raum
    • Speziell geschulte Mitarbeiter

    Am Ende des Einwendungsmanagements, üblicherweise nach Abschluss des Erörterungstermins, wird die Datenbank „eingefroren“ und der Auftraggeber erhält Daten-DVDs, damit sämtliche Daten für ihn jederzeit verfügbar sind. Die Papierkopien und digitalen Daten der Einwendungen/Stellungnahmen werden nach den Vorgaben des Auftraggebers vernichtet.

    Nach welchen Kriterien sortiert PROBIOTEC die Einwendungen und Stellungnahmen?

    PROBIOTEC unterscheidet drei Kategorien von Einwendungen und Stellungnahmen:

    • Einzeleinwendungen
    • Masseneinwendungen (gleichförmige Eingaben im Sinne des VwVfG) (z.B. von Bürgerinitiativen vorbereitete Listen und Musterschreiben, nur der Absender wird individuell eingefügt)
    • TÖB-Stellungnahmen (TÖB = Träger öffentlicher Belange)
    Wie und mit wem rechnet PROBIOTEC seine Leistungen ab?

    Üblicherweise ist die Anhörungs- bzw. Planfeststellungsbehörde der Auftraggeber, die unsere Leistungen dann dem Vorhabenträger in Rechnung stellt. Der Vorhabenträger profitiert von der zügigen Bearbeitung aller Einwendungen und Stellungnahmen. Er erhält schneller Klarheit, unter welchen Bedingungen sein Vorhaben realisiert werden kann. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt – vereinfacht dargestellt – in zwei Blöcken:

    • Einwendungsunabhängige Leistungen wie z.B. das Kopieren der Einwendungen und Stellungnahmen vor Ort, die Projektsteuerung, die Bereitstellung der Datenbank
    • Einwendungsabhängige Leistungen, hier kommt es auf die Details an z.B.: Handelt es sich um eine Einzeleinwendung oder eine TÖB-Stellungnahme?
    Wie sorgt die Datenbank für Transparenz im Planfeststellungsverfahren?

    Die Datenbank ist „das Herz“ aller Informationen und Bearbeitungsschritte. Bearbeiter und Gutachter können zu jedem Argument fachlich miteinander kommunizieren. Der Projektleiter behält den Überblick: Er erkennt jederzeit, wie viele der Argumente schon fertig bearbeitet sind, welche noch bearbeitet werden müssen und kann die Qualitätsprüfung steuern.
    Können mit der Einwendungsdatenbank auch Synopsen oder Erwiderungsschreiben erstellt werden?
      Welche Leistungen bietet PROBIOTEC bei Erörterungsterminen?
      Wir unterstützen unsere Kunden als externer Verwaltungshelfer bei der Organisation und Durchführung von Erörterungsterminen. Wir beraten Sie zu den wichtigen Themen des Erörterungsmanagements wie z.B. Hallensuche, Sicherheitskonzept, Einlasskontrolle, Wortmeldestelle und Wortprotokoll. Darüber hinaus sind wir kompetenter Ansprechpartner für die Erstellung von Erörterungsterminbezogenen Informationsbroschüren für die Teilnehmer wie Häufig gestellte Fragen zum Erörterungstermin, Hausordnung, Tagesordnung usw.

Sie möchten persönlich mit uns sprechen?

Rufen Sie uns einfach an, um unverbindlich Ihre ersten Fragen zu klären. Auf Wunsch demonstrieren wir Ihnen anhand einer 30-Minütigen Präsentation, wie wir

  • Ihren Arbeitsaufwand effektiv reduzieren und
  • Das Verfahren beschleunigen können

Dadurch erhalten Sie einen wertvollen Überblick über den gegenwärtigen „State of the Art“ beim Thema Einwendungsmanagement.

PROBIOTEC – Ihre kompetenten Ansprechpartner rund um das Einwendungsmanagement:


Dipl.-Kffr./PR-Beraterin (DAPR) Kerstin Bahlert
Prokuristin
PROBIOTEC GmbH
Tel.: +49 (0) 24 21 – 69 09 3 – 389
E-Mail: k.bahlert@weyer-gruppe.com


Dipl.-Ing./ Dipl.-Kfm. Patrick Bahlert
Geschäftsführer
PROBIOTEC GmbH
Tel.: +49 (0) 24 21 – 69 09 3 – 327
E-Mail: p.bahlert@weyer-gruppe.com